未払残業代請求・労基署の是正勧告への対応｜会社側の初動と実務対応

　従業員や退職者から未払残業代を請求された場合，会社としては，請求額を直ちに支払うのでも，十分な調査をせずに全面的に否定するのでもなく，まず客観的な勤怠資料等を保全し，実際の労働時間，賃金制度及び割増賃金の計算方法を確認することが重要です。特に，固定残業代，管理監督者，残業の事前許可制等については，制度を設けているだけで残業代の支払義務を当然に免れるものではなく，制度の内容と実際の運用状況を個別に検討する必要があります。また，労働基準監督署から調査や是正勧告を受けた場合には，指摘事項を正確に把握し，関係資料を整理した上で，事実関係と法的評価を踏まえて一貫した対応を行うことが重要です。

この記事はこんな方におすすめです

• 従業員や退職者から突然，未払残業代を請求された経営者の方や人事・法務・総務の担当者の方
• 従業員側の代理人弁護士から残業代を請求する内容証明郵便や通知書が届いた企業の方
• 労働基準監督署から調査の連絡，是正勧告又は指導を受け，対応方法を確認したい方
• 固定残業代，管理監督者，残業の事前許可制等の現在の運用に問題がないか確認したい方

主要用語の定義

未払残業代とは，時間外労働，休日労働又は深夜労働等について，法令上支払うべき割増賃金等が支払われていない場合の未払賃金をいいます。

労働時間とは，原則として，労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間をいいます。タイムカード等の形式的な記録だけでなく，実際の業務内容や会社の指示・黙認の有無等を踏まえて判断されます。

是正勧告とは，労働基準監督署が監督・調査の結果，労働基準法等への違反があると判断した場合に，使用者に対して違反状態の是正を求める行政上の措置です。

• 1．未払残業代請求とは
• 2．従業員から残業代を請求された場合の初動対応
• 3．未払残業代の有無・金額を判断するポイント
• 4．固定残業代・管理監督者・残業禁止命令が問題となるケース
• 5．労働基準監督署の調査・是正勧告への対応
• 6．未払残業代請求を受けた場合の実務対応ステップ
• 7．残業代トラブルを防ぐための労務管理の見直し
• 8．弁護士に相談するメリットと当事務所のサポート内容
• 9．よくある質問（FAQ）
• 10．まとめ

1．未払残業代請求とは

1-1．未払残業代が問題となる典型的な場面

　未払残業代・未払賃金の問題は，企業にとって典型的な労務トラブルの一つです。従業員本人から直接請求される場合だけでなく，退職後に代理人弁護士から内容証明郵便等による請求を受けたり，従業員が労働基準監督署へ申告したことを契機として調査が開始されたりする場合があります。

　従業員から残業代を請求された場合，会社としては，請求を放置したり，十分な調査をしないまま従業員の主張を全面的に否定したりすることは適切ではありません。対応を誤ると，労働基準監督署への申告，労働審判の申立て，訴訟の提起等に発展する可能性があります。

1-2．一人の請求が全社的な問題につながることがある

　未払残業代の問題は，一人の従業員だけの問題にとどまらない場合があります。労働時間の把握方法，固定残業代制度，管理監督者の取扱い等に共通の問題がある場合，他の従業員についても同様の未払残業代が発生している可能性があります。

　そのため，個別の請求に対する防御だけでなく，請求の原因となった労務管理上の問題を特定し，必要に応じて会社全体の制度・運用を見直すことが重要です。

2．従業員から残業代を請求された場合の初動対応

2-1．まず請求内容を確認する

　従業員又は代理人弁護士から請求を受けた場合には，対象期間，主張する労働時間，時間単価，割増率，請求額及びその計算根拠を確認します。

　請求書や内容証明郵便に記載された金額が，そのまま会社の法的な支払義務となるわけではありません。会社側でも資料に基づいて独自に計算する必要があります。

2-2．勤怠・業務資料を速やかに保全する

　具体的には，タイムカード，勤怠管理システム，パソコンのログ，入退館記録，業務日報，メール・チャットの送受信履歴，シフト表等を確認します。

　紛争が長期化すると資料の保存期間を経過したり，システム上のログが消去されたりすることがあります。請求を受けた段階で，関係資料を特定して保全することが重要です。

2-3．雇用契約書・就業規則・賃金規程を確認する

　勤怠資料と併せて，雇用契約書，就業規則，賃金規程，給与明細等を確認し，基本給・各種手当の内容，固定残業代の有無，時間外・休日・深夜労働に対する割増賃金の計算方法等を確認します。

3．未払残業代の有無・金額を判断するポイント

3-1．実際の労働時間を確認する

　従業員が主張する時間のすべてが，当然に労働時間として認められるわけではありません。労働時間に該当するかは，会社の指揮命令下に置かれていたと評価できるかを中心に判断します。

　始業前の準備，終業後の作業，持ち帰り業務，研修，待機時間等については，業務上必要な行為であったか，会社が指示していたか，少なくとも認識・黙認していたか等の具体的な事情を確認する必要があります。

3-2．客観的資料と従業員側の主張を照合する

　タイムカードだけでなく，PCログ，入退館記録，メール・チャット，業務日報等を相互に照合することで，実際の勤務状況を検証します。

　他方，形式上の勤怠記録だけを理由に，それ以外の時間の労働を一律に否定することも適切ではありません。実際の業務実態を確認する必要があります。

3-3．残業代の計算方法を検証する

　労働時間を確定した後は，割増賃金の基礎となる賃金，時間単価，時間外・休日・深夜労働の区分及び既に支払った割増賃金等を確認し，会社側で請求額を再計算します。

3-4．確認すべき資料

資料	主な確認事項
タイムカード・勤怠システム	始業・終業時刻，時間外労働，休日労働
PCログ・入退館記録	勤怠記録との整合性，始業前・終業後の活動
メール・チャット	時間外の業務指示，実際の業務遂行状況
業務日報・シフト表	担当業務，勤務予定と実績
雇用契約書・就業規則	所定労働時間，残業，休日等の定め
賃金規程・給与明細	基礎賃金，固定残業代，既払割増賃金

4．固定残業代・管理監督者・残業禁止命令が問題となるケース

4-1．固定残業代

　固定残業代制度を導入している場合でも，制度の内容，雇用契約書・賃金規程の定め，給与明細上の表示，実際の支給方法等によっては，会社が固定残業代として支払っていた金額が割増賃金の支払いとして認められない場合があります。

　また，固定残業代として有効な支払いがされていても，実際に発生した割増賃金額が固定残業代を上回る場合には，その差額の支払いが問題となります。

4-2．管理監督者

　「課長」「部長」「店長」等の役職名が付いているだけで，当然に労働基準法上の管理監督者に該当するわけではありません。職務内容・責任・権限，勤務態様及び待遇等を具体的に検討する必要があります。

4-3．残業禁止命令・事前許可制

　残業禁止命令や事前許可制を採用していても，形式的なルールが存在するだけで残業代の支払義務が当然になくなるわけではありません。会社が実際には時間外労働を認識しながら業務を継続させていたか，所定労働時間内では処理できない業務量を与えていなかったか等，具体的な運用実態が問題となります。

会社側の主張	確認すべきポイント	主なリスク
固定残業代を支払っている	規程・契約書・給与明細・実際の計算方法	固定残業代としての支払いが認められない
管理職なので残業代は不要	権限，職務内容，勤務態様，待遇	管理監督者性が否定される
残業は禁止している	実際の業務量，会社の認識・黙認	実態として時間外労働と認定される

5．労働基準監督署の調査・是正勧告への対応

5-1．まず調査の対象を確認する

　労働基準監督署から連絡を受けた場合には，まず調査の対象や指摘事項を確認し，タイムカード，賃金台帳，就業規則，賃金規程，36協定その他の関係資料を整理します。

5-2．資料提出・説明の内容を整理する

　会社の説明や資料提出の内容によって，その後の対応が大きく変わる場合があります。十分な確認をしないまま回答したり，担当者ごとに異なる説明をしたりすると，事実関係が不明確となり，問題が複雑化するおそれがあります。

　調査対象となっている事項について，どのような事実があり，どの資料によって説明できるのかを整理した上で対応することが重要です。

5-3．是正勧告を受けた場合

　是正勧告を受けた場合には，指摘された法令違反の内容と是正を求められている事項を正確に把握し，事実関係及び法的問題を検討した上で，必要な是正措置を講じます。

　個別従業員への未払賃金の支払いだけでなく，勤怠管理方法や賃金制度そのものの是正が必要となる場合もあります。

6．未払残業代請求を受けた場合の実務対応ステップ

1. 請求書・内容証明郵便等を確認する：請求期間，請求額，労働時間及び計算根拠を確認します。
2. 関係資料を保全する：タイムカード，勤怠システム，PCログ，入退館記録，メール・チャット，業務日報等を保全します。
3. 労働時間を検証する：従業員側の主張と客観的資料を照合し，実際の労働時間を確認します。
4. 残業代を再計算する：雇用契約書，就業規則，賃金規程，給与明細等を確認し，会社側で未払額の有無・金額を計算します。
5. 反論又は解決方針を検討する：請求に問題がある場合は客観的資料に基づいて反論し，未払残業代が認められる場合は紛争の長期化・拡大を防ぐ観点から解決方法を検討します。
6. 他の従業員への影響を確認する：同じ賃金制度・勤怠管理を適用している従業員について，同様の問題が生じていないか確認します。

7．残業代トラブルを防ぐための労務管理の見直し

7-1．労働時間管理を見直す

• 始業・終業時刻を客観的な方法で把握できているか
• タイムカードとPCログ等に大きな乖離がないか
• 始業前・終業後の業務が常態化していないか
• 持ち帰り業務や休日のメール対応等を放置していないか

7-2．賃金制度・社内規程を見直す

• 固定残業代の内容が雇用契約書・賃金規程等で明確になっているか
• 固定残業代を超える割増賃金が発生した場合の精算が適切に行われているか
• 管理監督者として扱っている従業員について実態を確認しているか
• 残業の事前許可制と実際の業務運用に乖離がないか
• 就業規則・賃金規程と給与計算の実務が一致しているか

8．弁護士に相談するメリットと当事務所のサポート内容

• 従業員・退職者からの未払残業代請求についての法的分析
• タイムカード，勤怠記録，PCログ等に基づく労働時間の検討
• 未払残業代の有無・金額及び従業員側の計算内容の検証
• 固定残業代制度，管理監督者性，残業禁止・事前許可制等の法的検討
• 従業員本人又は従業員側代理人弁護士との交渉
• 労働審判・訴訟を申し立てられた場合の代理対応
• 労働基準監督署による調査・是正勧告への対応
• 就業規則・賃金規程，勤怠管理体制及び賃金制度の見直し

　日本橋法律特許事務所では，従業員や退職者から未払残業代・未払賃金を請求された場合の初動対応から，従業員側との交渉，労働審判・訴訟，労働基準監督署への対応，さらに再発防止のための労務管理体制の見直しまで，企業側の立場から一貫してサポートいたします。

9．よくある質問（FAQ）

実務チェックリスト

• 従業員側の請求期間・請求額・計算根拠を確認したか
• タイムカード・勤怠システム等の資料を保全したか
• PCログ・入退館記録・メール・チャット等を確認したか
• 雇用契約書・就業規則・賃金規程を確認したか
• 従業員側の主張する労働時間を客観的資料と照合したか
• 会社側で未払残業代の有無・金額を再計算したか
• 固定残業代制度の有効性と実際の運用を確認したか
• 管理監督者として扱っている場合，その実態を確認したか
• 他の従業員にも同様の問題が生じていないか確認したか
• 労基署対応の場合，提出資料と説明内容を社内で統一したか
• 回答・支払い・是正等を行う前に，必要に応じて弁護士へ相談したか

10．まとめ

　従業員や退職者から未払残業代を請求された場合には，請求を放置することも，十分な調査をせずに全面的に否定することも避ける必要があります。まず関係資料を保全し，実際の労働時間，賃金制度，割増賃金の計算方法及び既払額を確認した上で，会社側としての法的な見解と対応方針を整理することが重要です。

　また，労働基準監督署から調査・是正勧告を受けた場合には，調査対象と指摘事項を正確に把握し，提出資料と説明内容を整理した上で対応する必要があります。一人の従業員からの残業代請求や労基署からの指摘が，全社的な勤怠管理・賃金制度の問題を示している場合もあります。個別紛争への対応だけでなく，再発防止のための制度・運用の見直しまで行うことが重要です。